Recepcionistas

Sea cual sea la actividad de cualquier empresa o negocio, las tareas de recepción deben llevarse a cabo con total profesionalidad, que es la primera imagen de la empresa que se representa. Recepcionista, descripción del trabajo: trabajo, tareas, habilidades

Veamos qué hace un recepcionista:

El recepcionista es la primera persona con la que entra en contacto el visitante al entrar en un edificio u oficina. Por tanto, debe ser amable, cortés y saber comunicarse de forma positiva y constructiva con todas las personas con las que se encuentre. El recepcionista representa a la empresa y debe asegurarse de que los usuarios o clientes tengan una primera impresión positiva. Por ello, su vestimenta suele estar regulada por las normas de la empresa.

Recepción

Funciones

• Atención a las llamadas telefónicas (es posible el dominio de idiomas).
• Atención al público.
• Recepción y envío de correspondencia.
• Tareas administrativas básicas.
• Trabajo informático (conocimientos administrativos).
• Control de llaves, control de expedición de mercancías.
• Gestión de los objetos valiosos en las cajas fuertes de las instalaciones hoteleras
• Atención al público en general

Servicios de recepcionista

El personal de recepción, cuyo trabajo principal es atender a los clientes, tiene diferentes funciones y responsabilidades, que dependen del tipo de servicio que prestan.

Otras funciones son responder a las consultas de los clientes, atenderlos por teléfono y en persona, gestionar la entrada y salida de personas del local, informar de los artículos dañados y gestionar la limpieza.

Empecemos con una simple definición de la palabra recepcionista:

El recepcionista se ocupa de la recepción de clientes en hoteles, restaurantes, empresas, oficinas y otros contextos en los que la entrada ofrece una zona de recepción.

Muchas actividades económicas y oficinas abiertas al público cuentan con una persona encargada de recibir a los clientes o usuarios en el edificio, en un lugar habilitado para ello: puede ser el front office (o recepción) o la recepción.

Así pues, el recepcionista trabaja en instalaciones de recepción como hoteles y ciudades de vacaciones, pero también en un gran número de otros contextos: restaurantes, empresas privadas y organismos públicos, despachos profesionales (por ejemplo, consultas de médicos, abogados, contables y arquitectos), centros de gestión, gimnasios, peluquerías y centros de belleza.

Recepcionista – habilidades clave

Las funciones de una recepcionista son muy variadas: da la bienvenida al cliente, al huésped o al visitante, responde a las solicitudes de información según las normas y reglamentos establecidos por el establecimiento, da indicaciones, acompaña a las personas por el edificio hasta el lugar al que tienen que ir (un despacho, una sala, un departamento). Vigila las entradas del edificio y ayuda a garantizar la seguridad.

Una recepcionista también tiene funciones administrativas, similares a las de una secretaria: contesta al teléfono y transfiere las llamadas entrantes, se ocupa de los correos electrónicos y la correspondencia, completa y archiva la documentación.

Pero eso no es todo:

Dependiendo de las características del establecimiento en el que trabaja, una recepcionista también se encarga de otras funciones diversas destinadas a ayudar a sus colegas y superiores, según sea necesario.

En las grandes empresas, el recepcionista gestiona la planificación de la sala de reuniones, proporciona a los visitantes, clientes y proveedores los distintivos de identificación y organiza el acompañamiento a las oficinas correspondientes.

En hospitales, clínicas y consultas médicas, el recepcionista organiza la agenda de citas de los médicos, recoge los datos personales de los pacientes y los dirige a las salas de espera.

Muchos puestos de trabajo para recepcionistas proceden del sector turístico y hotelero, y suelen ser contratos de temporada.

En un hotel, el recepcionista se encarga de dar la bienvenida a los huéspedes y de asignarles las habitaciones, de hacer las reservas mediante sistemas de gestión, de registrar las entradas y salidas de los huéspedes y de manejar la caja registradora. El recepcionista también está a cargo de la centralita y está disponible para responder a las solicitudes de información y explicaciones de los clientes, por ejemplo, sobre las tarifas, y eventualmente las reclamaciones.

El horario de trabajo de una recepcionista está vinculado a los horarios de apertura y cierre de su lugar de trabajo: en una empresa, oficina o consulta profesional se suele seguir el horario tradicional, de lunes a viernes.

En hoteles, restaurantes y otros ejercicios nocturnos, los horarios de trabajo pueden ser muy variables y más flexibles (por ejemplo, pueden dividirse en turnos).

Trabajos similares: Recepcionista de hotel, Recepcionista de hotel, Recepcionista a tiempo completo, Recepcionista de fin de semana, Recepcionista de temporada, Prácticas de recepcionista

Administradores en edificios de oficinas, hoteles, centros privados y agencias de viajes

Misión del recepcionista

• Acoger a los huéspedes del hotel durante toda su estancia y proporcionarles toda la información necesaria para que su estancia sea un éxito.
• Planificar las reservas y la ocupación de las habitaciones.
• Llevar la contabilidad diaria, la facturación de los servicios, el cobro de las facturas y el control de los pagos aplazados.
• Organizar las relaciones con otros departamentos.

Principales técnicas

• Recepción y comunicación
• Administración del hotel
• Ventas, descuentos, etc.

Certificación principal

BTS » Hostelería, opción A marketing y gestión hotelera «.
CQP «Recepcionista».
Título profesional oficial: «Recepcionista de hotel».

Principales actividades

El trabajo de recepcionista se organiza en torno a cuatro funciones principales:

Recepción y comunicación

• Recibir a los clientes en francés y al menos en un idioma extranjero
• Comprobación de las reservas (fechas de llegada y salida, documentos necesarios: vales, etc.)
• Para las reservas in situ: presentación de las habitaciones disponibles, información sobre el precio, instalaciones sanitarias, etc.
• Comprobación de los métodos de pago (tarjeta de crédito, bono, otros, etc.)
• Comprobación de la distribución de las habitaciones en el caso de los grupos
• Responder a las preguntas prácticas y turísticas del cliente durante la estancia
• Gestión de las posibles reclamaciones
• Información sobre los servicios que ofrece el hotel

Administración

• Aceptación de reservas
• Gestión de la factura desde la llegada hasta la salida del cliente
• Gestión y cierre de cuentas de clientes
• Recibos
• Gestión de fondos y transferencias de efectivo
• Dirigir el mostrador de recepción

Marketing

• Promoción de los productos del hotel
• Fidelizar a los clientes
• Información sobre el entorno del hotel y los recursos locales

Comunicación interna y externa

• Comunicación con otros departamentos, especialmente con el departamento de planta
• Transmitir las instrucciones y órdenes a los departamentos correspondientes
• Realización de pedidos a proveedores externos
• Comunicación con agencias de viajes, operadores turísticos, etc.

Habilidades principales

Para desempeñar su trabajo lo mejor posible, los recepcionistas deben tener las siguientes habilidades:

Competencias técnicas y funcionales

• Aplicar los procedimientos de comunicación interdepartamental
• Garantizar que la información se transmite adecuadamente a otros departamentos
• Recopilación de estadísticas empresariales
• Evaluar el nivel de satisfacción de los clientes
• Demostrar la memoria auditiva y visual
• Realización de diferentes tipos de actividades simultáneamente y en tiempo real
• Optimizar la ocupación y la facturación
• Cambie de idioma con facilidad
• Adaptarse a la diversidad de la clientela
• Satisfacer las necesidades de la clientela durante toda la estancia
• Trabajar de forma independiente según las instrucciones de trabajo y los procedimientos preestablecidos
• Trabajar en equipo

Habilidades interpersonales

• Demostrar interés por el cliente
• Adaptar el comportamiento a la cultura e imagen de la empresa
• Adaptar el comportamiento y el lenguaje a la diversidad sociológica de los clientes
• Estar a gusto en el contacto físico o telefónico
• Anticiparse a los conflictos y gestionarlos dentro de los límites de sus responsabilidades
• Ser cortés, discreto y discernir la información que debe ser confidencial
• Mantener relaciones comerciales eficaces con los proveedores de servicios externos y con los proveedores

Trayectoria profesional

Hay varias trayectorias profesionales posibles.

• Seguir trabajando en el mismo empleo: la diversidad de empresas del sector (tamaño, categoría, ubicación geográfica, etc.) ofrece muchas posibilidades tanto en Francia como en el extranjero.
• Dentro del sector pasando a otra profesión: asistente ejecutiva, por ejemplo.
• Fuera del sector, cambiando de trabajo: los conocimientos y las competencias desarrolladas por el recepcionista pueden reinvertirse en numerosas profesiones, especialmente en el ámbito del comercio.