Recepcionistas

Sea cual sea la actividad de cualquier empresa o negocio, las tareas de recepción deben llevarse a cabo con total profesionalidad, que es la primera imagen de la empresa que se representa. Recepcionista, descripción del trabajo: trabajo, tareas, habilidades

Veamos qué hace un recepcionista:

El recepcionista es la primera persona con la que entra en contacto el visitante al entrar en un edificio u oficina. Por tanto, debe ser amable, cortés y saber comunicarse de forma positiva y constructiva con todas las personas con las que se encuentre. El recepcionista representa a la empresa y debe asegurarse de que los usuarios o clientes tengan una primera impresión positiva. Por ello, su vestimenta suele estar regulada por las normas de la empresa.


Recepción

Funciones

  • Atención a las llamadas telefónicas (es posible el dominio de idiomas).
  • Atención al público.
  • Recepción y envío de correspondencia.
  • Tareas administrativas básicas.
  • Trabajo informático (conocimientos administrativos).
  • Control de llaves, control de expedición de mercancías.
  • Gestión de los objetos valiosos en las cajas fuertes de las instalaciones hoteleras
  • Atención al público en general

Servicios de recepcionista

El personal de recepción, cuyo trabajo principal es atender a los clientes, tiene diferentes funciones y responsabilidades, que dependen del tipo de servicio que prestan.

Otras funciones son responder a las consultas de los clientes, atenderlos por teléfono y en persona, gestionar la entrada y salida de personas del local, informar de los artículos dañados y gestionar la limpieza.

Empecemos con una simple definición de la palabra recepcionista:

El recepcionista se ocupa de la recepción de clientes en hoteles, restaurantes, empresas, oficinas y otros contextos en los que la entrada ofrece una zona de recepción.

Muchas actividades económicas y oficinas abiertas al público cuentan con una persona encargada de recibir a los clientes o usuarios en el edificio, en un lugar habilitado para ello: puede ser el front office (o recepción) o la recepción.

Así pues, el recepcionista trabaja en instalaciones de recepción como hoteles y ciudades de vacaciones, pero también en un gran número de otros contextos: restaurantes, empresas privadas y organismos públicos, despachos profesionales (por ejemplo, consultas de médicos, abogados, contables y arquitectos), centros de gestión, gimnasios, peluquerías y centros de belleza.


Recepcionista – habilidades clave

Las funciones de una recepcionista son muy variadas: da la bienvenida al cliente, al huésped o al visitante, responde a las solicitudes de información según las normas y reglamentos establecidos por el establecimiento, da indicaciones, acompaña a las personas por el edificio hasta el lugar al que tienen que ir (un despacho, una sala, un departamento). Vigila las entradas del edificio y ayuda a garantizar la seguridad.

Una recepcionista también tiene funciones administrativas, similares a las de una secretaria: contesta al teléfono y transfiere las llamadas entrantes, se ocupa de los correos electrónicos y la correspondencia, completa y archiva la documentación.

Pero eso no es todo:

Dependiendo de las características del establecimiento en el que trabaja, una recepcionista también se encarga de otras funciones diversas destinadas a ayudar a sus colegas y superiores, según sea necesario.

En las grandes empresas, el recepcionista gestiona la planificación de la sala de reuniones, proporciona a los visitantes, clientes y proveedores los distintivos de identificación y organiza el acompañamiento a las oficinas correspondientes.

En hospitales, clínicas y consultas médicas, el recepcionista organiza la agenda de citas de los médicos, recoge los datos personales de los pacientes y los dirige a las salas de espera.

Muchos puestos de trabajo para recepcionistas proceden del sector turístico y hotelero, y suelen ser contratos de temporada.

En un hotel, el recepcionista se encarga de dar la bienvenida a los huéspedes y de asignarles las habitaciones, de hacer las reservas mediante sistemas de gestión, de registrar las entradas y salidas de los huéspedes y de manejar la caja registradora. El recepcionista también está a cargo de la centralita y está disponible para responder a las solicitudes de información y explicaciones de los clientes, por ejemplo, sobre las tarifas, y eventualmente las reclamaciones.

El horario de trabajo de una recepcionista está vinculado a los horarios de apertura y cierre de su lugar de trabajo: en una empresa, oficina o consulta profesional se suele seguir el horario tradicional, de lunes a viernes.

En hoteles, restaurantes y otros ejercicios nocturnos, los horarios de trabajo pueden ser muy variables y más flexibles (por ejemplo, pueden dividirse en turnos).

Trabajos similares: Recepcionista de hotel, Recepcionista de hotel, Recepcionista a tiempo completo, Recepcionista de fin de semana, Recepcionista de temporada, Prácticas de recepcionista

Administradores en edificios de oficinas, hoteles, centros privados y agencias de viajes


Misión del recepcionista

  • Acoger a los huéspedes del hotel durante toda su estancia y proporcionarles toda la información necesaria para que su estancia sea un éxito.
  • Planificar las reservas y la ocupación de las habitaciones.
  • Llevar la contabilidad diaria, la facturación de los servicios, el cobro de las facturas y el control de los pagos aplazados.
  • Organizar las relaciones con otros departamentos.

Principales técnicas

  • Recepción y comunicación
  • Administración del hotel
  • Ventas, descuentos, etc.

Certificación principal

BTS » Hostelería, opción A marketing y gestión hotelera «.
CQP «Recepcionista».
Título profesional oficial: «Recepcionista de hotel».


Principales actividades

El trabajo de recepcionista se organiza en torno a cuatro funciones principales:

Recepción y comunicación

  • Recibir a los clientes en francés y al menos en un idioma extranjero
  • Comprobación de las reservas (fechas de llegada y salida, documentos necesarios: vales, etc.)
  • Para las reservas in situ: presentación de las habitaciones disponibles, información sobre el precio, instalaciones sanitarias, etc.
  • Comprobación de los métodos de pago (tarjeta de crédito, bono, otros, etc.)
  • Comprobación de la distribución de las habitaciones en el caso de los grupos
  • Responder a las preguntas prácticas y turísticas del cliente durante la estancia
  • Gestión de las posibles reclamaciones
  • Información sobre los servicios que ofrece el hotel

Administración

  • Aceptación de reservas
  • Gestión de la factura desde la llegada hasta la salida del cliente
  • Gestión y cierre de cuentas de clientes
  • Recibos
  • Gestión de fondos y transferencias de efectivo
  • Dirigir el mostrador de recepción

Marketing

  • Promoción de los productos del hotel
  • Fidelizar a los clientes
  • Información sobre el entorno del hotel y los recursos locales

Comunicación interna y externa

  • Comunicación con otros departamentos, especialmente con el departamento de planta
  • Transmitir las instrucciones y órdenes a los departamentos correspondientes
  • Realización de pedidos a proveedores externos
  • Comunicación con agencias de viajes, operadores turísticos, etc.

Habilidades principales

Para desempeñar su trabajo lo mejor posible, los recepcionistas deben tener las siguientes habilidades:

Competencias técnicas y funcionales

  • Aplicar los procedimientos de comunicación interdepartamental
  • Garantizar que la información se transmite adecuadamente a otros departamentos
  • Recopilación de estadísticas empresariales
  • Evaluar el nivel de satisfacción de los clientes
  • Demostrar la memoria auditiva y visual
  • Realización de diferentes tipos de actividades simultáneamente y en tiempo real
  • Optimizar la ocupación y la facturación
  • Cambie de idioma con facilidad
  • Adaptarse a la diversidad de la clientela
  • Satisfacer las necesidades de la clientela durante toda la estancia
  • Trabajar de forma independiente según las instrucciones de trabajo y los procedimientos preestablecidos
  • Trabajar en equipo

Habilidades interpersonales

  • Demostrar interés por el cliente
  • Adaptar el comportamiento a la cultura e imagen de la empresa
  • Adaptar el comportamiento y el lenguaje a la diversidad sociológica de los clientes
  • Estar a gusto en el contacto físico o telefónico
  • Anticiparse a los conflictos y gestionarlos dentro de los límites de sus responsabilidades
  • Ser cortés, discreto y discernir la información que debe ser confidencial
  • Mantener relaciones comerciales eficaces con los proveedores de servicios externos y con los proveedores

Trayectoria profesional

Hay varias trayectorias profesionales posibles.

  • Seguir trabajando en el mismo empleo: la diversidad de empresas del sector (tamaño, categoría, ubicación geográfica, etc.) ofrece muchas posibilidades tanto en Francia como en el extranjero.
  • Dentro del sector pasando a otra profesión: asistente ejecutiva, por ejemplo.
  • Fuera del sector, cambiando de trabajo: los conocimientos y las competencias desarrolladas por el recepcionista pueden reinvertirse en numerosas profesiones, especialmente en el ámbito del comercio.
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